Transparenzbericht für das Geschäftsjahr 2017

Vorwort

Wirtschaftsprüfer und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften sind nach Art. 13 Abs. 1 der EU-VO verpflichtet, jährlich spätestens vier Monate nach Ende des Kalenderjahres einen Transparenzbericht auf ihrer Internetseite zu veröffentlichen, sofern sie im Jahr mindestens eine Abschlussprüfung eines Unternehmens von öffentlichem Interesse (§ 319a Absatz 1 Satz 1 HGB) durchführen. Die Dohm Schmidt Janka Revision und Treuhand AG (im Folgenden DSJ) führte Abschlussprüfungen bei Unternehmen von öffentlichem Interesse im Sinne von § 319a Absatz 1 Satz 1 HGB durch. Mit dem vorliegenden Transparenzbericht informieren wir über unser Qualitätssicherungssystem und geben darüber hinaus Finanzinformationen über DSJ.

I. Pflichtangaben für alle Berufsangehörigen

1. Rechts- und Eigentümerstruktur

Die Dohm Schmidt Janka Revision und Treuhand AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft hat ihren Sitz am Ort der Hauptniederlassung in Berlin und unterhält eine berufsrechtliche Zweigniederlassung in Frankfurt am Main. Sie ist beim Amtsgericht Berlin-Charlottenburg unter der Nummer HRB 91457 B eingetragen. Die DSJ als Wirtschaftsprüfungsgesellschaft ist im Berufsregister, das von der Wirtschaftsprüfungskammer geführt wird, unter der Nummer 151014001 verzeichnet.

Das gezeichnete Kapital wird wie folgt gehalten von:

WP StB Matthias Schmidt                            60 %

WP RA Dr. Wolfgang Janka                           10 %

WP StB Jana Simon                                      30 %

2. Leitungsstruktur der Prüfungsgesellschaft

Vorstände sind WP StB Matthias Schmidt, WP RA Dr. Wolfgang Janka und WP StB Jana Simon, sie sind von den Beschränkungen des § 181 BGB befreit.

Die Leitungsstruktur entspricht den berufsrechtlichen Vorgaben des § 28 Abs. 1 und 2 WPO, nach denen die Leitung mehrheitlich aus Berufsangehörigen bestehen muss.

3. Vergütungsstruktur der Partner

Die Vorstände erhalten ein vertraglich vereinbartes Festgehalt. Darüber hinaus erhalten sie variable Gewinnausschüttungen in Abhängigkeit von dem erzielten Jahresgewinn.

Die Gesellschafter entscheiden jährlich über die Verwendung des erzielten Jahres-überschusses. Gewinnausschüttungen erfolgen im Verhältnis der Kapitalanteile.

4. Netzwerk

DSJ ist als unabhängige Wirtschaftsprüfgesellschaft nicht in ein nationales oder internationales Netzwerk im Sinne des § 319b HGB eingebunden.

5. Qualitätssicherungsprüfung

Eine Qualitätssicherungsprüfung im Sinne von Art. 26 EU-VO hat bisher nicht stattgefunden.

II. Internes Qualitätsmanagementsystem

Aus dem Ziel, unsere Mandanten bei ihren geschäftlichen Aktivitäten zu unterstützen und ihren Erfolg zu steigern, leitet sich für unsere Arbeit ein hoher Qualitätsanspruch in all unseren Tätigkeitsbereichen ab. Kernelement ist dabei unser internes Qualitätssicherungssystem. Das interne Qualitätssicherungssystem berücksichtigt alle Anforderungen nach nationalen gesetzlichen und berufsständischen Regelungen, insbesondere Wirtschaftsprüferordnung (WPO), Berufssatzung der WP/vBP sowie IDW Qualitätssicherungsstandard: Anforderungen an die Qualitätssicherung in der Wirtschaftsprüferpraxis (IDW QS 1).

Gegenstand der nachfolgenden Ausführungen ist das Qualitätssicherungssystem für den Bereich Wirtschaftsprüfung. Für alle weiteren Bereiche sind ebenfalls angemessene Regelungen zur Qualitätssicherung eingerichtet. Die Vorgaben zum Qualitätssicherungssystem und zu beachtenden Regelungen und Maßnahmen bei der Praxisorganisation, Auftragsabwicklung und Nachschau sind im Qualitätssicherungshandbuch festgehalten und können jederzeit von den Vorständen und Mitarbeitern eingesehen werden. Die Umsetzung der Regelungen aus dem Qualitätssicherungshandbuch sowie auch die Fortentwicklung des Qualitätssicherungssystems liegen in der Verantwortung der Vorstände.

Das Qualitätssicherungshandbuch enthält Regelungen zu folgenden Punkten:

  • Beachtung der allgemeinen Berufspflichten
    Unabhängigkeit, Unparteilichkeit, Vermeidung der Besorgnis der Befangenheit, Verschwiegenheit
  • Auftragsannahme und -fortführung sowie vorzeitige Beendigung von Aufträgen
  • Mitarbeiterentwicklung
    Einstellung und Beurteilung von Mitarbeitern, Aus- und Fortbildung, Bereitstellung von Fachinformationen, Einsatz freier Mitarbeiter
  • Gesamtplanung aller Aufträge
  • Umgang mit Beschwerden
  • Auftragsabwicklung
  • Regelungen zur Nachschau

Allgemeine Berufspflichten

Ein wesentlicher Bestandteil unserer Regelungen zur Praxisorganisation sind die allgemeinen Berufspflichten, insbesondere Unabhängigkeit, Unparteilichkeit und Vermeidung der Besorgnis der Befangenheit. Zur Beachtung der entsprechenden Anforderungen enthält unser Qualitätssicherungshandbuch umfangreiche Vorgaben und Kontrollmaßnahmen. Sämtliche Mitarbeiter werden vor Aufnahme ihrer Tätigkeit umfassend über alle maßgebenden Vorschriften informiert. Jeder Mitarbeiter bestätigt schriftlich die Kenntnisnahme der jeweiligen Regelungen. Neben der Verpflichtung zur berufsrechtlichen Unabhängigkeit werden alle beschäftigten Personen zur Verschwiegenheit und auch auf die Einhaltung der Insider-Regelungen, Regelungen zur Bekämpfung der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, der Vorschriften zum Datenschutz sowie der Regelungen des Qualitätssicherungssystems schriftlich verpflichtet.

Weiterhin bestehen sachgerechte mandats- und auftragsbezogene Abfragen. Die Mitarbeiter sind verpflichtet, Änderungen zur berufsrechtlichen Unabhängigkeit umgehend den Vorständen anzuzeigen.

Sollten sich konkrete Anhaltspunkte für eine Abhängigkeit, Parteilichkeit oder Befangenheit eines einzelnen Mitarbeiters ergeben, ist die betreffende Person von der Mandatsbearbeitung ausgeschlossen.

Annahme, Fortführung und vorzeitige Beendigung von Aufträgen

Vor der Annahme von Aufträgen werden durch die Geschäftsleitung Informationen zu Auftragsart- und -umfang sowie zum Unternehmen beschafft und eine Risikoanalyse vorgenommen. Der mit der Auftragsannahme befasste Vorstand hat dabei die im Qualitätssicherungshandbuch festgehaltenen Regelungen zur Auftragsannahme und -fortführung zu beachten. Aufträge werden nur angenommen oder angeboten, wenn ausreichende Kenntnisse, Mittel und Ressourcen vorhanden sind oder durch einen entsprechend befähigten Dritten beigebracht werden können. Es erfolgt jeweils eine Beurteilung möglicher Unabhängigkeits- oder Interessenkonflikte sowie die Beurteilung von Auftragsrisiken anhand standardisierter Checklisten. Entscheidungen über die Annahme von Aufträgen werden grundsätzlich im Vier-Augen-Prinzip je nach Risikoklasse abgestimmt getroffen. Jeder Auftrag muss mit einem Auftragsbestätigungsschreiben unter Bezugnahme auf unsere Allgemeinen Auftragsbedingungen bestätigt werden.

Mitarbeiterentwicklung

Die Mitarbeiterentwicklung umfasst sowohl die Einstellung als auch die Beurteilung und Aus- und Fortbildung der fachlichen Mitarbeiter. Die Personaleinstellungen werden durch die für Personal zuständigen Vorstände vorgenommen. Mitarbeiter werden entsprechend den fachlichen Anforderungen der Kanzlei eingestellt. Die Beurteilung potentieller Mitarbeiter im Vorstellungsgespräch erfolgt anhand eines standardisierten Fragebogens. Die Mitarbeiter werden jährlich durch die Geschäftsleitung in einem Mitarbeitergespräch beurteilt, in welchem die Leistungen des Mitarbeiters anhand eines ebenfalls standardisierten Beurteilungsbogens besprochen werden. Das Beurteilungsgespräch hat die Zielsetzung einer Leistungsbeurteilung des Mitarbeiters für das abgelaufene Jahr, eine Zielvereinbarung für das folgende Jahr sowie Festlegung von Aus- und Fortbildungsmaßnahmen aufgrund festgelegter Stärken bzw. Schwächen sowie Bestimmung von Mandanten- und Spezialisierungsschwerpunkten. Der Beurteilungsbogen wird von den Teilnehmern am Ende des Gesprächs unterzeichnet.

Die Aus- und Fortbildung unserer Vorstände und Mitarbeiter ist die Basis für die andauernde Leistungserbringung auf höchstem Niveau. Die Ausbildung unserer jungen Mitarbeiter erfolgt teilweise durch training on the job begleitet von erfahrenen Berufskollegen unmittelbar während der jeweils zu bearbeitenden Aufträge. Die Aufträge der DSJ werden in kleinen Prüfungsteams durchgeführt, so dass auch die fachliche Betreuung durch einen Berufsträger stets sichergestellt ist. Zum anderen werden sowohl interne als auch externe fachliche Aus- und Fortbildungskurse angeboten, welche Grundlagenschulungen zum Qualitätssicherungssystem, die Prüfungstechnik und die Anwendung der Datenanalyse-Software ACL vermitteln, aber auch Grundlagen des Steuerrechts sowie Berufsausbildungskurse des IDW in Prüfungswesen und Rechnungslegung umfassen. Es wird von den Mitarbeitern neben der Teilnahme an den Fortbildungen auch eine umfangreiche Inanspruchnahme der Lektüre der einschlägigen Fachzeitschriften erwartet. Der Umfang der durchschnittlichen Fortbildungszeiten pro fachlichem Mitarbeiter sollte dabei für das abgelaufene Kalenderjahr die nach der Berufssatzung WP/vBP für Wirtschaftsprüfer geltende Vorgabe von 40 Stunden pro Jahr nicht unterschreiten. Die durchgeführten Aus- und Fortbildungsmaßnahmen werden erfasst, dokumentiert und überprüft.

Von unseren Mitarbeitern wird die eigenverantwortliche Nutzung unserer Bibliothek, welche über die für unsere Arbeitsschwerpunkte wesentlichen Gesetze und Rechtsprechung verfügt, zur Klärung fachlicher Fragen und zur Fortbildung erwartet. Darüber hinaus verfügt jeder Mitarbeiter über Ressourcen zur online Informationsrecherche.

Der Wunsch zum Ablegen von Berufsexamina wird unterstützt.

Gesamtplanung aller Aufträge

Zur Wahrung der fachlich qualifizierten und zeitgerechten Durchführung und des Abschlusses der übernommenen Aufträge unter Beachtung der Berufsgrundsätze erfolgt eine sachgerechte niederlassungsbezogene Gesamtplanung aller Prüfungsaufträge auf der Grundlage der Planung der Einzelaufträge. Die Planung der Einzelaufträge erfolgt auf der Ebene der Mandatsverantwortlichen. Die Einzelpläne werden zu einem Gesamtplan zusammengefasst. Die Gesamtplanung obliegt den Vorständen.

Die niederlassungsbezogenen Gesamtplanungen können jederzeit von den Mitarbeitern elektronisch eingesehen werden. Für jeden Einzelauftrag werden ausreichende zeitliche und personelle Kapazitäten unter Berücksichtigung der gesamten Auftragslage der Kanzlei vorgesehen. Die Planung wird regelmäßig aktualisiert.

Soweit die Hinzuziehung von Dritten oder Spezialisten im Einzelfall angezeigt ist, wird zunächst beurteilt, ob der Dritte oder Spezialist ausreichende Fachkenntnisse besitzt. Vor Beauftragung von Wirtschaftsprüfern oder Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, haben diese eine Bescheinigung über die Teilnahme am System der Qualitätskontrolle nach § 57a Abs. 65 Satz 3 WPO vorzulegen.

Umgang mit Beschwerden und Vorwürfen

Beschwerden oder Vorwürfe sind der Geschäftsleitung, soweit sie nicht unmittelbar eingehen, unverzüglich zu melden und werden von dieser zeitgerecht ausgewertet. Alle Mitarbeiter sind angehalten, den zuständigen Vorstand zu informieren, sobald sie Kenntnis über einen Sachverhalt erhalten, der Gegenstand einer Beschwerde oder eines Vorwurfs sein könnte. Vorgebrachte Beschwerden und Vorwürfe sind von den Vorständen insgesamt zu diskutieren und auf ihre Begründetheit hin zu untersuchen. Sollten sich Anhaltspunkte für Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften oder fachliche Regeln ergeben, werden notwendige Konsequenzen aus dem Sachverhalt abgeleitet und weitere Maßnahmen von den Vorständen abgestimmt. Soweit Maßnahmen zur Beseitigung von Schwächen im Qualitätsmanagementsystem der Kanzlei erforderlich sind, werden diese umgehend allen bekannt gegeben und umgesetzt.

Für den Fall von festgestellten potentiellen oder tatsächlichen Verstößen gegen gesetzliche oder berufsrechtliche Standards besteht für Mitarbeiter ein angemessenes Hinweisgebersystem.

Auftragsabwicklung

Sämtliche Aufträge erfolgen unter Beachtung der nationalen und ggf. internationalen Vorschriften. Als fachliche Standards werden neben den gesetzlichen Vorgaben insbesondere die Vorgaben des Institutes der Wirtschaftsprüfer sowie die berufsrechtlichen Vorgaben der WPK angewendet. Zudem sind im Qualitätssicherungshandbuch alle Regelungen zur Auftragsabwicklung festgehalten. Dieses enthält alle relevanten fachlichen und organisatorischen Anweisungen und Hilfsmittel zur Durchführung des risikoorientierten Prüfungsansatzes, wie z. B. Musterprüfungsberichte, Checklisten u. ä.

Durch Analyse der Unternehmensstrategie und des wirtschaftlichen und rechtlichen Umfelds der Gesellschaft wird unser Prüfungsansatz ermittelt, um den Jahresabschluss unseres Mandanten auf Risiken durch Unrichtigkeiten und Verstöße zu prüfen. Hieraus wird unsere Prüfungsstrategie entwickelt und damit das unternehmensindividuelle Prüfungsprogramm. Wir haben sichergestellt, dass alle Prüfungen durch die verantwortlichen Wirtschaftsprüfer intensiv betreut werden und eventuelle Fragen des Prüfungsteams bzw. des Mandanten umgehend beantwortet werden. Somit ist auch die Kontrolle und Anleitung des Prüfungsteams hinreichend sichergestellt und die Einhaltung von Prüfungsanweisungen kann permanent überprüft werden.

Jeder Prüfungsauftrag wird einer materiellen Berichtskritik nach § 48 Abs. 2 BS WP/vBP unterzogen. Insoweit werden die jeweiligen Prüfungsberichte durch nicht wesentlich mit der Auftragsabwicklung und Berichterstattung befasste Wirtschaftsprüfer einer kritischen Durchsicht unterzogen. Darüber hinaus wird für Abschlussprüfungen bei Unternehmen im Sinne des § 319a HGB eine auftragsbegleitende Qualitätssicherung im Sinne von § 48 Abs. 3 BS WP/vBP durch einen dritten erfahrenen Wirtschaftsprüfer wahrgenommen, der nicht an der Durchführung der Abschlussprüfung beteiligt ist. Der auftragsbegleitende Qualitätssicherer überwacht den Prüfungsprozess von der Auftragsannahme bis hin zur Berichterstellung in jedem einzelnen Schritt. Darüber hinaus sind praxisintern Kriterien festgelegt, wann außerhalb von §319a Mandanten eine auftragsbegleitende Qualitätssicherung zu erfolgen hat.

Regelungen zur Nachschau

Ziel der Nachschau ist die Beurteilung von Angemessenheit und Wirksamkeit des internen Qualitätssicherungssystems sowie der einheitlichen Anwendung der internen Regelungen. Sie sind in unserem Qualitätssicherungshandbuch zusammengefasst. Grundlage sind der IDW QS 1 „Anforderungen an die Qualitätssicherung in der Wirtschaftsprüferpraxis“ sowie die Berufssatzung der WP/vBP. Für die Organisation der Nachschau ist ein Nachschaubeauftragter ernannt, mit der Durchführung wird regelmäßig jährlich ein externer Prüfer betraut, um zu vermeiden, dass Teilbereiche des Qualitätssicherungssystems oder Aufträge von Verantwortlichen beurteilt werden. Die Nachschau erfolgt niederlassungsübergreifend.

Die zugrundeliegenden Kriterien sind im Qualitätssicherungshandbuch festgehalten. Die Stichprobenauswahl erfolgt mit Blick auf das gesamte Aufgabenspektrum von DSJ. Die Dokumentation zur Nachschau erfolgt via IDW Checklisten. Die Ergebnisse der Nachschau werden mit den Niederlassungsleitern erörtert und ggf. erforderliche Maßnahmen zur Verbesserung des Qualitätssicherungssystems entwickelt. Hieraus resultierende Maßnahmen werden zeitnah umgesetzt. Dies stellt eine wesentliche Grundlage für das anhaltend hohe Qualitätsniveau dar.

III. Maßnahmen zur Wahrung der Unabhängigkeit

Eine zentrale Berufspflicht von Wirtschaftsprüfern ist die Gewährleistung der Unabhängigkeit bei der Durchführung von Abschlussprüfungen und sonstigen Aufträgen. Der Abschlussprüfer hat seine Tätigkeit unabhängig und frei von Umständen, die eine Besorgnis der Befangenheit begründen, durchzuführen. Folglich bemisst DSJ der Unabhängigkeit eine sehr große Bedeutung bei. Die Grundsätze und Anweisungen zur Wahrung der Unabhängigkeit sind im Qualitätssicherungshandbuch festgehalten und beruhen auf den gesetzlichen und berufsrechtlichen Unabhängigkeitsvorschriften. Sämtliche neuen Mitarbeiter werden bei Einstellung schriftlich auf die Einhaltung der Vorschriften zur Unabhängigkeit verpflichtet. Durch jährliche mandats- und auftragsbezogene Abfragen werden diese Maßnahmen ergänzt. Für freie Mitarbeiter gelten dabei die gleichen Regelungen wie für Mitarbeiter der DSJ.

IV. Interne Rotation

Die Einhaltung der gesetzlichen Regelungen zur internen Rotation wird durch die Vorstände überwacht und im Rahmen der Nachschau durch einen externen Wirtschaftsprüfer überprüft. Die Regelungen zur internen Rotation sehen entsprechend Art. 17 Abs. 7 Satz 1 EU-VO vor, dass die für die Durchführung einer Abschlussprüfung bei Unternehmen von öffentlichem Interesse im Sinne des § 319a HGB verantwortlichen Prüfungspartner ihre Teilnahme an der Abschlussprüfung des geprüften Unternehmens spätestens sieben Jahre nach dem Datum ihrer Bestellung beenden. Hieran schließt sich eine mindestens dreijährige cooling off Phase.

V. Erklärungen der Geschäftsleitung zur Durchsetzung des Qualitätssicherungssystems

„Hiermit erklären wir, dass das von der Dohm Schmidt Janka Revision und Treuhand AG eingeführte und angewendete Qualitätssicherungssystem den gesetzlichen Anforderungen entspricht und die sich aus diesem System ergebenden Vorgaben in dem abgelaufenen Kalenderjahr eingehalten worden sind. Hiervon haben wir uns in geeigneter Weise überzeugt. Diese Erklärung umfasst ausdrücklich auch die beschriebenen Maßnahmen zur Sicherstellung der Unabhängigkeit und zur Überprüfung der Einhaltung der Unabhängigkeitsanforderungen sowie der kontinuierlichen Fortbildung.“

Teilnahme an der Qualitätskontrolle gemäß § 57a WPO

Nach § 57a Absatz 1 WPO sind Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, die gesetzlich vorgeschriebene Abschlussprüfungen durchführen, verpflichtet, sich regelmäßig einer Qualitätskontrolle zu unterziehen. Entsprechend wurde zuletzt im Jahr 2012 eine Qualitätskontrolle durchgeführt. Der Qualitätskontrollprüfer hat Gegenstand, Art und Umfang seiner Prüfung in einem Qualitätskontrollbericht zusammengefasst und kam zu dem Ergebnis, dass das bei Dohm Schmidt Janka Revision und Treuhand AG eingeführte Qualitätssicherungssystem im Einklang mit den gesetzlichen Anforderungen steht. Daraufhin hat die Wirtschaftsprüferkammer zuletzt mit Bescheinigung vom 19. April 2012 die Teilnahme an der Qualitätskontrolle bestätigt. Die nächste Qualitätskontrolle muss bis zum 19. April 2019 erfolgen.

VI. Liste der Unternehmen von öffentlichem Interesse

Die DSJ hat im Geschäftsjahr 2017 bei dem nachfolgenden Unternehmen von öffentlichem Interesse eine Abschlussprüfung durchgeführt:

Tradegate AG Wertpapierhandelsbank, Berlin

VII. Finanzinformationen

Nach Art. 13 Abs. 2 k EU-VO ergibt sich folgende Aufschlüsselung unserer Umsatzerlöse:

 

                          TEUR

Einnahmen aus der Jahres- und Konzernabschlussprüfung von PIE und von Tochterunternehmen eines PIE

79

Einnahmen aus der Jahres- und Konzernabschlussprüfung anderer Unternehmen

807

Einnahmen aus zulässigen Nichtprüfungsleistungen für vom Abschlussprüfer geprüfte Unternehmen

369

Einnahmen aus Nichtprüfungsleistungen für andere Unternehmen

797

Summe

2.052

 

Dieser Transparenzbericht berücksichtigt alle nach Art. 13 Abs. 1 der EU-VO und nach § 15 der Berufssatzung der WP/vBP erforderlichen Angaben nach dem Stand zum Zeitpunkt der Erstellung des Transparenzberichts.

Berlin, den 14. Juni 2018

Der Vorstand

 

Dr. Wolfgang Janka               Matthias Schmidt                   Jana Simon